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利用規約およびプライバシーポリシー

本サービス「こえひろい」（以下、「本システム」）は、教育・研究活動の支援を目的として開発されたプロトタイプシステムです。本システムは原則として公式ドメイン（koehiroi.com および運営者が別途指定する関連ドメイン）上でのみ提供されます。利用者の皆様（主催者および参加学生を含む。以下、「ユーザー」）は、以下の規約および個人情報の取り扱い方針に同意の上で本システムをご利用ください。

1. 取得する情報

本システムでは、以下の情報を取得・保存します。

• アカウント情報: 主催者登録時に入力された氏名、所属機関、メールアドレス、利用目的等
• 録音・解析データ: グループワーク等の活動中に録音された音声データ、およびシステムにより生成された文字起こしテキスト
• システム入力データ: 主催者の設定に基づいて参加者が入力した氏名（表示名）や同意状況の記録、テキストメモ、およびお問い合わせフォーム等に入力された氏名・メールアドレス・送信内容
• アクセスログ: システム利用に伴う日時、IPアドレス、ブラウザ情報等の技術的データ

2. 情報の利用目的

取得した情報は、以下の目的でのみ利用します。

• サービスの提供: アカウントの審査・発行、授業運営や振り返り機能の提供、およびユーザーサポート（問い合わせ対応や重要なお知らせ）のため。
• システムの維持・セキュリティ向上: 不正アクセス、スパム行為、システムの脆弱性を検知・防止し、安全なサービス環境を維持するため（アクセスログやエラーログの監視・分析を含みます）。
• システムの改善: 音質、接続状況、機能の利用頻度などを分析し、今後のシステム品質や利便性を向上させるため。
• 学術研究への利用: 運営者もしくはその共同研究者が、使用状況等の統計情報や会話内容等の個人情報を含むデータを学術研究（論文発表等）に利用する場合は、別途対象者に対して適切な方法で説明し、同意を得た上で利用します。公表時は個人が特定できないよう匿名化または統計処理を施します。

3. AI処理の安全性とデータの保護

本システムの議事録作成機能（AIによる文字起こし）は、高いプライバシー保護水準を維持して運用しています。

• 独自サーバーでの完結処理: 音声データのAI処理は、クラウドサーバー（VPS）に加えて、処理の高速化を目的として運営者が独自に設計・管理する「専用GPUサーバー」内部で完結しています。
• セキュアな通信環境: ファイルのアップロードを含むすべてのユーザー間の通信は、SSL/TLSを用いて強力に暗号化します。また、運営者管理のGPUサーバーは外部からの直接アクセスを遮断しています。クラウドシステムとの連携には、暗号化されたVPN（仮想プライベートネットワーク）に加え、パスワード認証を排除し「公開鍵暗号方式」を採用したSSH通信のみを利用することで、第三者によるデータ傍受のリスクを極限まで低減しています。
• 外部送信の禁止: 入力された音声データやテキストが、外部のクラウドAPI（OpenAIやGoogle等の外部サービス）へ送信されたり、外部のAI学習データとして二次利用されたりすることはありません。

4. 第三者提供および外部サービスの利用

法令に基づく場合を除き、ユーザーの事前の同意なく個人情報を第三者へ提供することはありません。ただし、本システムを稼働させるためのインフラとして、以下の外部サービスを利用しています。

• クラウドインフラの利用: システムの提供およびデータの保存先として、国内のデータセンターを利用したクラウドサーバー（VPS）を利用しています。
• メール配信サービスの利用: 認証コードや通知メールを送信するため、外部のメール配信サービス（国内レンタルサーバー事業者）を利用しています。

これらのサービスは、あくまでシステムの通信・保存基盤として利用しているものであり、当該事業者がユーザーのデータを独自の目的で閲覧、取得、またはAIの学習等に二次利用することはありません。

5. データの保存期間と削除（ユーザーの権利）

録音データおよび文字起こしテキストは、主催者の判断によりシステム上からいつでも削除できます。グループまたはディスカッションが削除された場合、関連する音声ファイルおよびテキストはサーバーから物理的に完全削除され、復元できなくなります。
また、ユーザーは自身の個人情報について、開示、訂正、利用停止、削除を求める権利を有します。ご希望の場合は、本規約末尾の「問い合わせ先」までご連絡ください。

6. 主催者アカウントの取扱い

授業やワークショップを管理・主催する目的でアカウントを付与されたユーザー（以下、「主催者」）には、以下の規定が適用されます。

• アカウントの発行: アカウントは、運営者が審査のうえ利用許諾を与えた個人または団体に対してのみ発行されます（実証実験期間中の暫定措置）。
• 1人1アカウントの原則: 原則として1人につき1アカウントとし、第三者への譲渡、貸与、売買を固く禁じます。
• 管理責任: 主催者はログイン情報を自身の責任で厳重に管理してください。不正使用が疑われる場合は速やかに運営者へ連絡してください。
• 利用停止措置: 不正な利用や本規約への違反が確認された場合、運営者は予告なくアカウントの利用を停止・削除することがあります。
• 商用利用の制限: 本システムの商用利用は原則として認められません（運営者が個別に許諾した場合を除く）。

7. ゲスト（TA等）アカウントの取扱い

• 招待の条件と権限: 組織（テナント）に所属する一般ユーザー（教員等。ただしゲスト権限の者を除く）は、システムより自身に付与された「招待枠」を消費することにより、外部の者をゲスト（TA等）として本システムへ招待することができます。
• 利用の制限: ゲストアカウントは、招待者または組織管理者が指定した期間、および付与された権限（TA、Viewer等）の範囲内でのみ本システムを利用できるものとします。
• 【重要】管理責任の所在: 招待されたゲストアカウントによるシステム内での一切の行動（データの閲覧、編集、削除、情報漏洩等を含む）に関する管理責任は、当該ゲストを直接招待したユーザー（発行者本人）およびその所属組織が連帯して負うものとし、運営者は一切の責任を負いません。

8. 参加者情報の収集（氏名登録）および独自の同意取得について

本システムでは、主催者の任意の設定により、参加者から氏名（表示名）の入力および独自の利用規約等（以下、「主催者規約等」）への同意を取得する機能（チェックイン機能）を提供しています。これにより収集される個人情報の取り扱いおよび責任の所在について、以下の通り定めます。

• 収集の主体と運営者の立場: 本機能を通じて入力された参加者の氏名および同意の記録は、主催者の活動（出欠確認、同意取得のエビデンス保持等）を支援する目的でシステム上に保存され、主催者に提供されます。運営者はデータを安全に管理・提供する「システム提供者」の立場であり、取得した参加者情報を運営者独自の目的で二次利用することはありません。
• 主催者の説明責任: 主催者は、参加者に対して「氏名を収集する目的」および「収集したデータの取り扱い方法」について適切に説明し、参加者の合意のもとで機能を利用する責任を負うものとします。
• 本規約の優先適用: 主催者規約等の内容が本規約と矛盾または抵触する場合、本システムの利用および運営者との関係においては、常に本規約が優先して適用されるものとします。
• 運営者の免責: 運営者は、主催者規約等の内容の妥当性、および収集した参加者情報の取り扱い（外部への漏洩等）について一切関知せず、いかなる保証も行いません。主催者規約等や情報の取り扱いに起因して主催者と参加者、または第三者との間で生じたトラブルや損害について、運営者は一切の責任を負いません。
• 研究データの取り扱い責任: 主催者が本システムを通じて取得したデータ（音声、文字起こしテキスト、参加者情報等）を学術研究等に利用する場合、データの管理、保護、匿名化、および倫理規定の遵守は、すべて主催者自身の責任において行うものとします。
• 未成年者の利用に関する責任: 本システムを初等・中等教育機関等において未成年の参加者に利用させる場合、必要となる保護者等からの同意取得は、すべて主催者（教員・学校等）の責任において行うものとします。

9. アクセス情報の管理と免責

本システムは、学生等の参加者向けにURL、QRコード、参加コード等（以下、「アクセス情報」）を用いて認証します。

• 発行されたアクセス情報は、主催者および参加者の責任において管理してください。
• アクセス情報の紛失、盗用、第三者への貸与、SNS等への公開により発生した損害（第三者による不正な録音データの聴取等）について、運営者は一切の責任を負いません。

10. 著作権および知的財産権

• 本システムの著作権: 本システムを構成するプログラム、デザイン、ロゴ、および付随するドキュメントに関する著作権その他の知的財産権は、すべて運営者（若林 遥大）に帰属します。
• 録音データの権利: 本システムを通じて録音された音声およびその内容に関する著作権は、各発言者または主催者に帰属します。運営者はこれらのデータについて著作権を主張しません。
• AI生成データの取り扱い: システムが自動生成した文字起こしテキストおよび分析結果について、運営者は著作権を主張しません。これらは主催者の責任において管理・利用されるものとします。
• 運営者への利用許諾: ユーザーは、本システムの提供、保守、および機能改善（精度向上等）に必要な範囲において、運営者が提供データをサーバー内で処理（複製・解析・改変等）することを無償で許諾するものとします。

11. 禁止事項

ユーザーは、本システムの利用にあたり、以下の行為を行ってはなりません。

• 第三者の著作権、肖像権、プライバシー権その他の権利を侵害する録音（例：許可のない音楽の録音、無断での第三者の会話録音）
• 公序良俗に反する内容（暴力的、性的、差別的な発言等）を含む音声の意図的な録音・共有
• 本システムのネットワークまたはシステム等に過度な負荷をかける行為
• 本システムの機能を外部のアプリケーションやウェブサービスから呼び出すAPI等のインターフェースを、運営者の承諾なく独自に構築または公開する行為
• 自動化されたプログラム（クローラー、スクレイピング等）を用いて、本システムから大量のデータを取得する行為
• 本システムのソースコードのリバースエンジニアリング、逆コンパイル、または内部ロジックを解析し、類似のサービスを構築する行為
• 犯罪行為に結びつく行為、またはその恐れのある行為
• その他、運営者が不適切と判断する行為

12. 運営者によるデータの削除権限

運営者は、以下のいずれかに該当すると判断した場合、ユーザーに事前に通知することなく、該当する録音データ、テキスト、またはディスカッション全体をサーバー上から強制的に削除する権利を有します。

• 前項の「禁止事項」に該当する、または該当する疑いがあるデータが保存された場合
• 極端に長時間の放置録音など、サーバーのストレージ容量やパフォーマンスに重大な悪影響を及ぼすデータが生成された場合
• 長期間（運営者が別途定める期間）アクセスがなく、実質的に利用されていないと判断されるデータ

13. システムの運用および免責事項

• 専用サーバーと稼働の非保証: 本システムは専用サーバー等を用いた個人開発による実証実験環境として運営されています。運営者は、システムの安定稼働に努めますが、メンテナンス、ハードウェア障害、通信回線のトラブル等により、予告なくサービスが一時停止または中断する場合があります。運営者はこれによる損害について一切責任を負いません。
• データのバックアップと消失: 運営者はデータの保全に努めますが、予期せぬシステム障害等によるデータの消失について保証するものではありません。ユーザーは、システム内のダウンロード機能等を利用し、自身の責任において定期的にデータのバックアップを行うものとします。
• サービスの変更・終了の権利: 運営者の判断により、事前の予告なく機能の追加・変更・制限、または本システム全体の提供を完全に終了できるものとします。

14. AI機能（文字起こし・要約）に関する特約

• 【重要】AIの学習利用の禁止と機密性: 本システムのAI機能に入力された音声やテキストデータは、外部の第三者AI企業（OpenAI等）に送信されることはなく、専用サーバー等の安全な環境下で処理されます。また、入力データがAIの将来の再学習（モデルのトレーニング）に利用されることは一切ありません。
• AI機能の限界と正確性: 本システムで提供されるAI文字起こしおよび要約機能は、その性質上、完全な正確性や網羅性を保証するものではありません。誤認識、文脈の誤解、事実と異なる出力（ハルシネーション）、意図しない不適切な単語への変換が発生する場合があります。
• 出力結果の利用責任: ユーザーは、AIによる出力結果をあくまで補助的な参考情報として利用し、重要な意思決定や公的な記録として用いる場合は、必ずユーザー自身の責任において内容の事実確認および修正を行うものとします。
• 言語モデルの変更と仕様改定: 運営者は、システムの品質向上や運用上の都合により、AI機能の基盤となる言語モデル（LLM）の種類やバージョン、システム仕様を事前の予告なく変更できるものとします。これにより出力の精度や傾向が変化した場合でも、運営者は責任を負いません。

15. 組織（テナント）アカウントに関する特約

• 管理者の責任: 組織アカウントを付与された管理者（テナント管理者）は、自己の責任において所属メンバー（教員、一般ユーザー等）の権限管理、ドメイン制限の設定、ならびにライセンス枠の適切な運用を行うものとします。
• ゲスト招待に関する組織の連帯責任: 組織内の所属メンバーが自身の招待枠を消費してゲスト（TA等）を招待した場合、第7条の定めに従い、当該ゲストの行動および個人情報・データの取り扱いに関する責任は、招待を行ったメンバー本人と、そのメンバーを管轄する組織（テナント管理者）が連帯して負うものとします。
• 組織内紛争の免責: 組織管理者、所属メンバー、およびゲスト間（学生を含む）で発生した権限設定の誤り、ライセンスや招待枠の消費・枯渇、データの意図しない削除、情報漏洩等のトラブルについて、運営者は一切の介入を行わず、いかなる責任も負いません。

16. 準拠法および裁判管轄

本規約の解釈にあたっては日本法を準拠法とし、本システムに関して紛争が生じた場合には、運営者の居住地を管轄する裁判所を専属的合意管轄とします。

17. 規約の変更

運営者は、法令の改正、社会情勢の変化、またはシステムの仕様変更に伴い、必要に応じて本規約（プライバシーポリシーを含む）を予告なく変更できるものとします。変更後の規約は、本システム上に掲示した時点で効力を生じるものとします。

18. お問い合わせ先

本システムおよび本規約、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、データの開示・削除等のご請求は、以下の窓口よりご連絡ください。